Chuyên Viên Văn Thư

1. Quản lý và bảo quản con dấu

• Quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu tên và con dấu hoạt động của Tổng Công ty và các Công ty con đúng quy định.
• Làm dấu tên chức danh BLĐ khi có nhân sự mới hoặc thay đổi chức danh.
• Công tác đóng dấu
• Đóng dấu các văn bản/ tài liệu của và Công ty con. (Các loại văn bản, hồ sơ liên quan đến hoạt động của công ty như Công văn, Quyết định, Thông báo, Biên bản, Hợp đồng, Phụ lục HĐ, Hồ sơ thanh toán, Uỷ nhiệm chi, Xác nhận đơn hàng, Đối chiếu công nợ, Hồ sơ dự thầu, Phiếu giao nhận….)
• Kiểm tra định kỳ tình trạng của con dấu và các công cụ liên quan, đảm bảo không bị hư hỏng hoặc hao mòn.

2. Quản lý công văn đi - đến

Công văn đến:

• Nhận công văn, tài liệu gửi đến Tổng Công ty qua chuyển phát thư và email [email protected];
• Vào số theo dõi.
• Nhập nội dung vào hệ thống Intranet trình phân bổ đến các phòng/ban.
• In nội dung phân bổ Công văn đến trong ngày trình TGĐ.

Công văn đi:

• Nhận công văn, tài liệu do Tổng Công ty phát hành tiến hành kiểm tra nội dung, thể thức.
• Vào số theo dõi, đóng dấu
• Nhập nội dung vào hệ thống Intranet

Lưu trữ tài liệu

• Lưu trữ bản gốc đối với công văn đã đóng dấu, quản lý công văn đi - đến đầy đủ, khoa học.
• Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu.
• Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
• Tổng hợp hồ sơ, chứng từ, tài liệu theo mã và đưa vào nơi lưu trữ.
• Định kỳ rà soát và xử lý tài liệu cũ, bao gồm việc tiêu hủy hoặc lưu trữ dài hạn theo quy định của tổ chức.

3. Quản lý hợp đồng AB

Tiếp nhận và xử lý hợp đồng AB

• Tiếp nhận hợp đồng AB từ các phòng ban, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các nội dung và chữ ký.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để làm rõ các thông tin chưa rõ ràng hoặc bổ sung nếu thiếu.

Lưu trữ hợp đồng

• Lưu trữ hợp đồng AB theo đúng quy định, đảm bảo:
• Bản cứng: Được sắp xếp theo thứ tự, phân loại rõ ràng, bảo quản trong tủ hồ sơ.
• Bản mềm: Scan và lưu trữ trên hệ thống quản lý dữ liệu erp.cc1.vn phân hệ DMS, đặt tên file theo quy ước.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật cho tất cả các hợp đồng đã lưu trữ.

Hỗ trợ và phối hợp

• Hỗ trợ các phòng ban tra cứu và cung cấp thông tin hợp đồng AB khi được yêu cầu.

4. Quản lý thư

• Tiếp nhận, kiểm tra thư/hồ sơ đi - đến của các Phòng/Ban
• Thực hiện nhận, chuyển phát thư/hồ sơ đi - đến của các Phòng/Ban không bị thất lạc hoặc chậm trễ.
• Ghi chép lại thông tin giao nhận tài liệu, bao gồm thời gian, người nhận, và nội dung tài liệu.
• Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát thư đi.

5. Thực hiện các công việc khác được cấp Quản lý giao

1. Kiến thức, Kinh nghiệm, Kỹ năng chuyên môn

• Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng hoặc Hành chính Văn phòng.
• Kiến thức về các quy định pháp luật liên quan đến con dấu
• Có khả năng đọc hiểu các tài liệu chứng từ liên quan đến công ty (tiếng Việt và tiếng Anh).
• Thành thạo các ứng dụng văn phòng và các phần mềm quản lý tài liệu.
• Có khả năng soạn thảo các văn bản, báo cáo nghiệp vụ liên quan
• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực văn thư, hành chính hoặc vị trí tương tự tối thiểu 1-2 năm.

2. Kỹ năng mềm

• Kỹ năng giao tiếp, khéo léo, quan sát tốt và sắp xếp khoa học.
• Thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
• Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
• Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.

3. Yêu cầu khác (nếu có)

• Sẵn sàng làm việc ngoài giờ.