Phó Phòng Kho Vận Miền Nam

Mô tả công việc:

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC:

• Quản lý trực tiếp Phòng Kho vận MIỀN NAM
• Thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của Phòng kho vận Miền nam
• Đạt mục tiêu công việc:

1/ Quản lý toàn bộ hoạt động kho vận tại MN nhằm đảm bảo dòng lưu chuyển hàng hóa hiệu quả, chính xác, đúng tiến độ.

2/ Tối ưu hóa quy trình nhập – xuất – tồn kho, giảm thiểu rủi ro thất thoát, nâng cao hiệu quả vận hành kho MN

3/ Đảm bảo hệ thống lưu trữ, vận chuyển hàng hóa được tổ chức khoa học và an toàn

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hoạt động nhập xuất hàng hóa tại kho MN thực hiện hiệu quả, chính xác không xảy ra thất thoát hàng hóa:

- Tổ chức, điều hành toàn bộ hoạt động nhập – xuất hàng hóa phải có đầy đủ chứng từ phiếu nhập- phiếu xuất, hóa đơn hoặc lệnh điều động cụ thể, chứng từ nhập xuất đầy đủ hợp lệ có đầy đủ chữ ký người giao, người nhận

- Tổ chức hàng hóa nhập – xuất tại kho thực hiện đúng số lượng, chất lượng và theo nguyên tắc hàng nhập trước- xuất trước.

• Định kỳ tổ chức tự kiểm kê hàng tháng để xác định tồn kho hàng hóa và nguyên nhân chênh lệch ( nếu có)
• Kiểm soát việc lưu trữ chứng từ nhập – xuất kho và thực hiện kiểm tra đối chiếu báo cáo tồn kho hàng tháng có ký xác nhận với P.TCKT.

Hoạt động an ninh- an toàn kho hàng MN bảo đảm không xảy ra các rủi ro về cháy nổ, tai nạn lao động, hư hỏng hàng hóa

• Ban hành hệ thống quy định/ nội quy làm việc tại và đào tạo thường niên nhân sự làm việc tại kho về an toàn lao động, an toàn PCCC kho hàng.
• Trang bị đầy đủ các thiết bị PCCC tại kho hàng: bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, vòi phun chữa cháy,..định kỳ phối hợp PHC kiểm tra bảo trì hệ thống điện – đèn chiếu sang và hệ thống PCCC trong kho.

- Trang bị hệ thống camera kho hàng và nhân viên bảo vệ trực kho tại các cổng nhập- xuất chính của kho hàng, kiểm soát việc niêm phong kho hàng và chìa khóa kho bàn giao bảo vệ trước khi ra về.

• Tổ chức bố trí kho hàng gọn gàng, sạch sẽ, hàng hóa được sắp xếp ngăn nắp theo quy định chất xếp để đảm bảo chất lượng hàng hóa
• Hướng dẫn quy trình vận hành xe nâng, lấy hàng kệ hàng an toàn

Đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa tại kho MN diễn ra chính xác, đúng tiến độ, đúng số lượng – chất lượng.

- Phân công công việc cho các vị trí điều phối- giao nhận cách thức tiếp nhận đơn hàng xác nhận địa điểm giao hàng từ hệ thống phần mềm và các phòng ban cập nhật nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.

• Kiểm soát việc kiểm đếm, đóng gói hàng hóa tại kho đảm bảo hàng hóa luôn đúng số lượng so với chứng từ xuất kho giao hàng, hàng hóa đảm bảo đạt chất lượng và thực hiện đóng gói hàng hóa an toàn , thẩm mỹ theo quy định đóng gói hàng hóa.
• Hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở và giám sát nhân viên thực hiện giao hàng theo đúng tiến độ đã ban hành theo quy trình xử lý đơn hàng và giao đúng địa chỉ, người nhận hàng theo thông tin chỉ định của khách hàng.
• Kiểm soát việc thu hồi chứng từ sau khi giao hàng đảm bảo đủ chữ ký nhận hàng và người ký nhận hàng đúng chữ ký mẫu theo chỉ định từ khách hàng.

Kiểm soát tốt chi phí và rủi ro trong vận chuyển giao hàng:

• Tổ chức phân bổ nhân sự, đơn hàng gộp và tuyến giao hàng phù hợp để tối ưu hóa tuyến đường và lịch giao hàng
• Bố trí phương tiện giao hàng phù hợp giữa giao nhận bằng xe máy và xe tải tùy theo khối lượng hàng hóa trên từng đơn hàng để kiểm soát chi phí vận chuyển & tiến độ giao hàng
• Phân bổ khối lượng hàng hóa cho đơn vị vận chuyển phù hợp để tối ưu đơn giá vận chuyển và giải quyết khối lượng quá tải cho các nhân sự giao nhận cố định.
• Tổ chức đóng gói hàng hóa đảm bảo hàng hóa giao hàng trực tiếp nội thành và giao qua các đơn vị chành xe được đảm bảo không xảy ra tình trạng mốp méo, hư hỏng do vận chuyển
• Kiểm soát nhân sự và quy trình cấp phát xử dụng các loại CCDC/ vật tư đóng gói

hàng hóa đảm bảo sử dụng đúng định mức tiết kiệm chi phí

• Bố trí các công cụ Camera chuyên dụng giám sát việc đóng hàng để ghi nhận và dễ dàng trích xuất chứng minh tình đầy đủ, nguyên vẹn khi xuất hàng từ kho Bitex.

-Áp dụng công cụ kiểm xuất hàng bằng barcoder/ QR- Code sản phẩm để đảm bảo hàng hóa được xuất giao chính xác không sai sót nhầm mã hàng

Nâng cao trải nghiệm dịch vụ giao hàng và uy tín thương hiệu

• Phát triển ứng dụng phần mềm kiểm soát tiến độ đơn hàng để khách hàng có thể cập nhật tình trạng theo từng đơn hàng
• Đào tạo nhân viên giao hàng đảm bảo thái độ lịch sự , chuyên nghiệp , đồng phục chỉn chu trong từng lần giao hàng.
• Xử lý cho khách hàng nhanh chóng các sự vụ sai sót / chậm trễ phát sinh và nhanh chóng cải tiến quy trình khắc phục sự cố.

Nhân sự gia công dán tem được tiếp nhận đầy đủ thông tin và thực hiện dán tem gia công hàng hóa đúng theo mẫu được duyệt

• Tổ chức đào tạo về cách thức dán tem, đóng gói sản phẩm đảm bảo 100% nắm bắt đúng quy trình mới đưa vào thực hiện sản phẩm mới: ví trí tem nhãn phụ, quy cách đóng gói,..
• Giám sát, kiểm soát, quản lý việc sử dụng tem nhãn phụ tránh để xảy ra thất thoát , hư hỏng gây lãng phí
• Tổ chức QC kiểm tra chéo đánh giá nghiệm thu thành phẩm theo từng lô hàng trước khi nhập kho xuất bán

Hàng hóa gia công dán tem đáp ứng sản lượng , chất lượng theo nhu cầu bán hàng

• Nắm bắt các kế hoạch bán hàng và bố trí sắp xếp bộ máy nhân sự, quy trình đóng gói để tăng số lượng hàng gia công tối ưu nhất
• Cải tiến các công cụ/ thiết bị để tăng sản lượng gia công hạn chế việc quản lý nhân sự cố định
• Đề xuất ngân sách thuộc phòng ban phụ trách.
• Thực hiện, kiểm tra tình hình sử dụng ngân sách của phòng ban theo đúng quy định công ty.
• Đánh giá sử dụng ngân sách định kỳ tháng/quý/năm.
• Đề xuất phương án kiểm soát hiệu quả ngân sách công ty.

TUYỂN DỤNG

• Xác định nhu cầu nhân lực theo từng vị trí cần thiết.
• Đánh giá nhân lực hiện tại để thấy sự thiếu hụt, cập nhật kế hoạch tuyển dụng.
• Cập nhật mô tả công việc và các năng lực, kỹ năng cần thiết.
• Quảng cáo vị trí tuyển dụng, mô tả công việc và các năng lực, kỹ năng cần thiết cho công việc.

• 
  Tạo nguồn hồ sơ ứng viên.
• Kiểm tra chuyên môn, kiểm tra lý lịch, kiểm tra các tham khảo và đảm bảo các tiêu chuẩn tối thiểu.
• Phỏng vấn ứng viên (phỏng vấn chuyên môn).
• Lựa chọn ứng viên theo quy định công ty.

ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN:

ĐÀO TẠO HỘI NHẬP

• Đào tạo nhân sự mới làm quen với các kiến thức & kỹ năng cơ bản.
• Kèm cặp với cấp giám sát trực tiếp.
• Đánh giá các năng lực, kỹ năng cơ bản vào cuối đào tạo hội nhập.

HUẤN LUYỆN THỰC ĐỊA

• Cấp trên trực tiếp thực hiện viếng thăm đến địa điểm làm việc.
• Tổ chức họp nhóm hàng ngày để hướng dẫn đào tạo.
• Nhận định và đề nghị các nhu cầu đào tạo nhân viên.
• Đánh giá cấp độ kỹ năng từng cá nhân, nhận diện sự thiếu hụt và phân tích nhu cầu đào tạo chung .
• Xây dựng chiến lược phát triển năng lực đội ngũ.
• Thiết kế chương trình đào tạo, phát triển tài liệu đào tạo.
• Đề cử người được đào tạo cho từng chương trình đào tạo.
• Tổ chức và thực hiện các khóa đào tạo nội bộ.
• Giám sát hiệu quả hoạt động và theo dõi kế hoạch hành động/ thành tích của người được đào tạo.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo.

QUẢN TRỊ THÀNH TÍCH:

• Đánh giá thành tích cá nhân dựa trên chỉ tiêu tháng / quý / năm.
• Đánh giá các cấp về kỹ năng thể hiện.
• Lập kế hoạch phát triển thành tích cho nhân viên.
• Giám sát và đánh giá hồ sơ theo dõi nhân viên: thành tích và năng lực
• Đánh giá triển vọng nghề nghiệp tương lai (lộ trình nghề nghiệp) và thông báo cho nhân viên.
• Nhận diện nhân viên thường xuyên có thành tích tốt.
• Đề xuất thưởng và ghi nhận, thăng cấp cho những nhân viên xuất sắc.
• Đánh giá nhân viên thường xuyên có hiệu quả công việc thấp và đề xuất cải thiện hiệu quả làm việc và đào tạo nâng cao kỹ năng nhân viên.
• Đánh giá các trường hợp cho thôi việc.

TRUYỀN THÔNG CÁC QUY ĐỊNH VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ THEO QUY ĐỊNH CỦA CÔNG TY CHO NỘI BỘ PHÒNG:

• Có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các chính sách trong vòng 24 tiếng khi công ty yêu cầu cho đội ngũ cấp dưới.
• Thu thập biên bản họp cập nhật các chính sách cho đội ngũ cấp dưới.
• Đảm bảo nhân viên phòng phải thực hiện theo đúng điều lệ/quy chế/quy trình/quy định công ty.

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

Lương tháng 13
Chăm sóc sức khỏe toàn diện của Bảo Việt
Phiếu mua hàng giảm giá của công ty
& Cơ hội phát triển vượt trội khi gia nhập Công ty chúng tôi:

• Lương up to 30 Triệu
• Ký HĐLĐ chính thức, tham gia đầy đủ các chế độ theo Luật Lao động: BHXH, BHYT, BHTN, phép năm, nghỉ Lễ - Tết.
• Thưởng định kỳ, thưởng Lễ – Tết hấp dẫn, ghi nhận kịp thời thành tích và đóng góp cá nhân.
• Phụ cấp cơm trưa, nhà ở lưu trú cho CBNV ở xa, đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất.
• Nghỉ mát, du lịch, team building hàng năm, gắn kết nội bộ – tái tạo năng lượng.
• Khám sức khỏe định kỳ, gói bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt, quà sinh nhật, mua hàng nội bộ giá ưu đãi, chăm lo sức khỏe và đời sống tinh thần CBNV.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động, đề cao tinh thần hợp tác và đổi mới.
• Nhiều chương trình đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm và kỹ năng quản lý được tổ chức định kỳ, giúp nhân viên phát triển toàn diện.
• Tiên phong ứng dụng công nghệ AI vào công việc hàng ngày, Công ty tổ chức các lớp học AI, công cụ số hóa, giúp nhân viên nâng cao hiệu suất, làm chủ công nghệ và bắt kịp xu hướng mới.
• Cơ hội thăng tiến và mở rộng vai trò trong các vị trí chiến lược, đồng hành cùng sự phát triển của Công ty.

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Cao Đẳng

Yêu cầu công việc:

• Thực hiện theo mô tả công việc.
• Tuân thủ điều lệ/quy chế/quy trình/quy định công ty.
• Quản trị nhân sự theo quy định công ty.
• Báo cáo các sai phạm lên Ban TGĐ và HĐQT.
• Là tấm gương sáng thể hiện giá trị cốt lõi của công ty.
• Đảm bảo sự hài lòng khách hàng theo đúng quy định của công ty.
• Hoàn toàn chịu trách nhiệm khi có sai phạm, vi phạm nội quy, quy định làm việc gây tổn thất, thiệt hại, ảnh hưởng đến thương hiệu, uy tín của Công ty.
• Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Ban TGĐ và pháp luật trong phạm công việc, quyền hạn được phân công.

TIÊU CHUẨN YÊU CẦU

• Trình độ học vấn : Cao đẳng trở lên
• Chuyên môn : Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Kế toán tài chính
• Tin học : Thành thạo Microsoft office, các phần mềm liên quan đến công việc (DMS, ERP)
• Kinh nghiệm : 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Yêu cầu về mức độ Năng lực

Kỹ năng hoạch định chiến lược

Kỹ năng tạo sự ảnh hưởng và quản lý mối quan hệ với đối tác

Kỹ năng đàm phán chiến lược

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng quản trị đội ngũ và kiểm soát rủi ro

• Yêu cầu khác : Trung thực, có tư duy tích cực, có khả năng đổi mới sáng tạo và thích ứng cao trong mọi hoàn cảnh, có sức bật tốt để vượt qua thử thách.

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Giám Sát Kho,Kho Vận,Quản Lý